Импорт данных из Excel таблиц
Онлайн-сервис и программы "Автоучёт" позволяют импортировать информацию об АТС и работниках из Excel таблиц. Предположим у вас есть уже готовый список с АТС, который вы хотите перенести в БД. Вам достаточно вставить в начало таблицы строку и указать в ней псевдонимы АТС, которые соответствуют значениям в колонках.
После этого выберите Целевую таблицу для импорта в закладке Администрирование - База данных - Импорт из Excel и укажите загружаемый файл.
В Excle таблице обязательно должны быть колонки с псевдонимом vin (VIN номера) или regsign (регистрационный знак) для АТС и с псевдонимом fio (Фамилия Имя Отчество) для работников. Благодаря этому при повторном импорте таблицы данные будут перезаписаны, а не продублированы.
Псевдонимы для импортируемых колонок можно узнать по ссылкам:
Помните, что все псевдонимы должны быть указаны в первой строке Эксель таблицы!
Если у колонки не указан псевдоним в первой строке, то при импорте эта колонка игнорируется. То есть вы можете в начале импортировать записи с одним набором колонок, а потом указать псевдонимы в этом же файле для другого набора колонок. В этом случае значения параметров будут добавлены к уже существующим записям. Так как vin/regsign или fio должны быть указаны всегда, то "Автоучёт" при импорте строки проверяет имеется ли АТС с данным VIN или номером, или работник с таким ФИО. Если запись существует, то происходит только изменение параметров, если записи нет, то она добавляется.
При импорте учитываются также псевдонимы (поля), которые определили вы сами!
Рекомендуем перед началом импорта сохранить резервную копию БД.
Как быстро обновить или добавить данные
Предположим вам нужно добавить значения в какое-то определённое поле у многих или у всех записей. Как пример, вы добавили своё поле и теперь вам нужно его быстрее заполнить. Редактирование каждой карточки отнимет много времени. Чтобы ускорить процесс, можно вывести список и сохранить его в Excel файле. Затем добавьте колонку и заполните её значениями для каждой записи. Сделать это в офисной программе получится гораздо быстрее, чем редактировать записи по отдельности. Не забудьте в первой строке указать нужные алиасы и можно импортировать таблицу обратно.
Другим полезным вариантом использования импорта из таблиц может быть получение данных от лиц, которые не имеют доступа в систему. Если есть электронная таблица с данными, то вы можете быстро импортировать её в систему "Автоучёт".