Правила оформления путевых листов

Путевой лист — это основной документ, подтверждающий факт использования транспортного средства в служебных целях. Он необходим как для контроля за работой водителей, так и для правильного учёта расходов на топливо, амортизацию и другие операционные затраты. Кроме того, путевой лист играет ключевую роль при налоговой проверке и оформлении командировочных расходов.

В этой статье разберём актуальные правила оформления путевых листов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Оформление путевого листа

Оформление путевого листа обязательно в следующих случаях:

при использовании транспортного средства для перевозки пассажиров или грузов (в том числе в такси, службах доставки, грузоперевозках);
при эксплуатации автотранспорта в целях предпринимательской деятельности;
при направлении работника в служебную командировку на личном или служебном автомобиле (для подтверждения расходов).

Для личного использования автомобиля путевой лист не требуется.

Перечислим основные цели оформления путевого листа:

Законное списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) в расходы.
Подтверждение экономической обоснованности расходов на транспорт.
Для водителя - это документ, определяющий его задание, маршрут и фиксирующий рабочее время.
Для ГАИ путевой лист подтверждает легальность использования автомобиля в рабочих целях.

Форма путевого листа законодательно не утверждена, и организация может разработать свою. Однако она должна содержать все обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты путевого листа

Перечень обязательных полей в путевом листе установлен Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (как для любого первичного документа) и Приказом Минтранса России № 152 (как для конкретного документа по учету работы транспорта).

Путевой лист должен содержать следующую информацию:

Номер путевого листа, дата его выдачи, а также срок его действия.
Наименование и реквизиты юридического лица или ИП (владельца транспортного средства). Должен быть указан адрес, телефон, ОГРН;
Данные о водителе: ФИО, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС.
Данные о ТС: марка, модель, госномер.
Вид перевозки. Например, Перевозка пассажиров и багажа по заказу.
Вид сообщения. Например, Городское сообщение.
Показания одометра на начало и окончание поездки.
Время выезда и время возвращения транспортного средства.
Предрейсовый медицинский осмотр обязателен для водителей, занятых перевозкой пассажиров или грузов. Отметка медработника о допуске к рейсу — обязательный элемент путевого листа.
Перед выездом механик или ответственное лицо должны проверить автомобиль и сделать отметку «Техническое состояние автомобиля исправное» или аналогичную. Это критически важно для подтверждения безопасности эксплуатации ТС.

Предрейсовый контроль и медецинский осмотр не надо заполнять, если водитель использует легковой автомобиль для собственных нужд и не перевозит в нем пассажиров и грузы.

Также на путевом листе обязательно должны быть подписи:

Контролирующего лица, выдавшего путевой лист (диспетчер, логист, руководитель).
Водителя, получившего путевой лист.
Лица, принявшего путевой лист и автомобиль после рейса (часто это механик или тот же диспетчер, который фиксирует показания одометра и остаток топлива).

Правильно оформленный путевой лист должен позволить восстановить полную картину поездки: кто, на какой машине, когда, куда и зачем поехал, сколько проехал и благополучно ли вернулся. Отсутствие любого из обязательных полей ставит под сомнение легитимность документа и может привести к проблемам при налоговой проверке.

Путевые листы подлежат хранению не менее 5 лет — в соответствии с общими правилами ведения бухгалтерского и налогового учёта.

Электронные путевые листы

С 1 марта 2023 года разрешено оформлять путевые листы в электронной форме. При этом:

документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
все обязательные реквизиты должны быть сохранены;
электронный путевой лист должен быть доступен для проверки в любое время.

Заключение

Правильное оформление путевых листов — это не только требование законодательства, но и эффективный инструмент контроля за транспортными расходами компании. Особенно важно следить за актуальностью реквизитов, использовать электронные системы учёта и обеспечивать полноту документального подтверждения каждой служебной поездки.